Что такое TMS-система и зачем она грузоотправителю

TMS-система — это программа, в которой компания ведёт все свои грузоперевозки: от заявки и выбора перевозчика до статуса рейса и закрывающих документов. Грузоотправителю она нужна, чтобы видеть стоимость и ход каждой перевозки в одном месте, а не собирать их из почты, мессенджеров и Excel.

В 2026 году это стало вопросом денег. По официальной статистике автоперевозки в Казахстане за январь–май подорожали на 1,1%, но эксперты рынка оценивают рост цен на международные перевозки в 10–20% за год. Разница между средней цифрой и реальным счётом складывается из конкретных рейсов, и увидеть её можно, только если эти рейсы где-то учитываются.

Ниже разбираем, что умеет TMS, чем она отличается от биржи грузов и как понять, что компании пора на неё переходить.

Что такое TMS-система простыми словами

TMS — это Transportation Management System, система управления транспортом. В логистике так называют программу, которая собирает перевозку в одну запись: маршрут, груз, перевозчик, ставка, статус и документы.

Проще всего представить так. Без TMS логист держит рейс в голове и в десятке разных мест: заявка лежит в почте, ставки — в WhatsApp, статус он узнаёт звонком водителю, расходы ведёт в Excel. С TMS у каждой перевозки есть карточка, и в ней видно всё сразу: кто везёт, за сколько, где сейчас груз и какие документы уже есть.

TMS бывают двух видов.

Для перевозчиков и транспортных компаний. Такие системы управляют собственным автопарком: водителями, машинами, топливом, ремонтами.

Для грузоотправителей. Такие системы управляют перевозками, которые выполняют наёмные перевозчики: тендерами, выбором исполнителя, контролем рейса, расходами.

Дальше речь пойдёт про второй вид — когда у компании нет своих фур, но есть регулярные перевозки.

Чем TMS отличается от биржи грузов, GPS-мониторинга и 1С

Биржа, GPS и 1С решают каждая свою задачу, а TMS связывает их в одну перевозку. Поэтому они не конкурируют, а дополняют друг друга.

Биржа грузов, например Della или Fa-fa, помогает найти машину или груз на открытом рынке. Но в ней нет истории ваших рейсов, сравнения ставок по вашим направлениям, документов и отчётов.

GPS-мониторинг, показывает, где находится машина. Но он ничего не знает о ставке, выборе перевозчика, документах и о том, к какому заказу относится рейс.

1С и ERP-системы ведут учёт, счета и склад. Но в них неудобно оперативно работать с рейсом: проводить тендер, отслеживать статусы, общаться с перевозчиком.

Excel и мессенджеры позволяют быстро договориться и записать. Но единой версии данных нет: каждый сотрудник видит что-то своё.

TMS для грузоотправителя ведёт перевозку целиком, от заявки до документов, и забирает данные из этих инструментов в одну карточку.

Практический вывод: биржа помогает найти перевозчика, но не помогает управлять перевозками. Если у компании уже есть постоянные перевозчики, ей нужна не ещё одна биржа, а система, в которой эти перевозчики соревнуются за заказ и отчитываются по рейсу.

Что умеет TMS-система для грузоотправителя

Хорошая TMS ведёт перевозку по пяти шагам, и на каждом шаге данные сохраняются в одной карточке заказа.

1. Заявка на перевозку. Маршрут, груз, даты и условия вводятся один раз. Их не нужно переписывать в письмо каждому перевозчику, в страховую и в отчёт.

2. Тендер среди перевозчиков. Заявка уходит сразу нескольким перевозчикам, и их ставки собираются в одном месте. Когда за заказ соревнуются несколько исполнителей, а не один привычный, ставка обычно снижается.

3. Выбор перевозчика. Цена, срок и история работы каждого перевозчика видны рядом. Решение и его причина сохраняются, поэтому через полгода можно ответить финдиректору, почему выбрали именно этого исполнителя.

4. Отслеживание груза. GPS-координаты, статусы и события рейса привязаны к заказу: погрузка, в пути, граница, доставлено. Логист не звонит водителю, а руководитель видит картину, не дёргая логиста.

5. Документы и аналитика. CMR, ТТН, инвойсы и страховой полис хранятся в карточке рейса. Из всех выполненных перевозок собирается отчёт: сколько стоит каждое направление, как меняются ставки и какие перевозчики срывают сроки.

Когда компании пора переходить на TMS

Если вы узнали свою компанию хотя бы в трёх пунктах, ручное управление перевозками уже стоит вам денег.

— Рейсов больше, чем логист может держать в голове: десятки в месяц и больше.

— Статус груза узнают звонком водителю или диспетчеру.

— Ставки перевозчиков приходят в разные чаты, и их сравнивают вручную.

— Компания работает с одним-двумя привычными перевозчиками и не знает, рыночная ли у них цена.

— Руководитель ждёт отчёт по логистике днями, и цифры в нём из Excel.

— Документы по рейсу ищут в почте и переписках.

— Когда логист уходит в отпуск, никто не знает, что происходит с его рейсами.

Последний пункт — самый частый и самый дорогой. Знания о перевозках живут у конкретного человека, а не у компании.

Как это устроено в binY

binY — TMS-система для грузоотправителей Казахстана. Вы подключаете перевозчиков, создаёте заказ и запускаете тендер на перевозку за 2 минуты. Ставки, выбор исполнителя, статусы рейса, документы и страхование груза остаются в одной карточке. Система работает для авто-, авиа- и ЖД-перевозок, есть приложение для iOS и Android.

Результаты клиентов binY:

— в среднем на 15% ниже ставка рейса за счёт тендера;

— 43 минуты вместо 3 часов 20 минут от создания заявки до назначения перевозчика;

— 72% заказов получают 7 и больше предложений от перевозчиков.

«Раньше мы управляли логистикой через почту, переписки и память сотрудников. Сегодня мы управляем ею через данные», — COO, VILED.